ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA WNIOSKU NA ŚWIADCZENIE USŁUG BROKERSKICH-

Dębnica Kaszubska , dnia 19.04.2021

Oferenci/ Brokerzy Ubezpieczeniowi

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA WNIOSKU NA ŚWIADCZENIE USŁUG BROKERSKICH

Wójt Gminy Dębnica Kaszubska

zaprasza do złożenia wniosku na usługi Brokera Ubezpieczeniowego

Gminy Dębnica Kaszubska

ZAMAWIAJĄCY

Gmina Dębnica Kaszubska

Ul. Księdza Antoniego Kani 16a

76-248 Dębnica Kaszubska

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego na rzecz Gminy Dębnica Kaszubska w zakresie całokształtu czynności faktycznych i prawnych niezbędnych do zawierania ubezpieczeń majątkowych , odpowiedzialności cywilnej , finansowych ,osobowych, opieki medycznej, a w szczególności:

• przeprowadzenie analizy aktualnych umów ubezpieczeniowych oraz ich weryfikacja pod kątem zapewnienia kompleksowej ochrony ;

• wskazanie i analiza ryzyk obligatoryjnych i fakultatywnych związanych z działalnością oraz posiadanym majątkiem wraz z oszacowaniem rekomendowanych kwot i limitów ubezpieczenia;

• sporządzenie programu ubezpieczeniowego dostosowanego do indywidualnych potrzeb Gminy;

• prowadzenie ewidencji i kontynuację trwających ubezpieczeń;

• czynności pośredniczenia przy wyborze ubezpieczyciela z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa w tym Prawa Zamówień Publicznych i wewnętrznych regulacji;

• pośredniczenie przy zawieraniu umów ubezpieczenia i doubezpieczenia z wybranym towarzystwem ubezpieczeniowym ;

• nadzór nad dokumentacją w zakresie terminów obowiązywania umów oraz wznowień i wymagalności składek ;

• kompleksową obsługę likwidacji szkód w tym nadzór nad likwidacją , prowadzenie dokumentacji i pomoc w uzyskaniu wypłat odszkodowań;

• opiekę doradczą i operacyjną dotyczącą zawartych umów

• administrowanie zawartymi umowami.

ISTOTNE WARUNKI UMOWY POŚREDNICTWA UBEZPIECZENIA

• umowa zawarta będzie na podstawie niniejszego zaproszenia do złożenia wniosku oraz na podstawie ustawy o dystrybucji ubezpieczeń z dnia 15 grudnia 2017 (DZ.U. z 2019r.poz. 1881);

• do procesu wyboru nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych – ustawa z dnia 11 września 2019 (Dz. U. z 2019., poz. 2019 na podst. art.2 pkt 1 ust. 1);

• umowa będzie umową nieodpłatną zawartą miedzy Zamawiającym a wybranym brokerem zgodnie z przyjętymi zwyczajowo praktykami na rynku usług ubezpieczeniowych;

• umowa zostanie podpisana na czas określony 24 miesiące z możliwością jej przedłużenia/ lub na czas nieokreślony z możliwością rozwiązania, bez konieczności podania przyczyny zachowując trzymiesięczny okres wypowiedzenia;

• w przypadku rażącego naruszenia przez Brokera postanowień umowy, może być ona rozwiązana bez okresu wypowiedzenia ;

• wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu

• istotne postanowienia umowy zastaną ustalone z Brokerem w drodze negocjacji jednak nie mogą być sprzeczne z warunkami niniejszego zaproszenia;

• Broker zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich danych pozyskanych od ubezpieczającego w trakcie obowiązywania umowy jak i po jej zakończeniu;

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

• Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności określonej w zakresie usług brokerskich;

• prowadzenie nieprzerwanej działalności brokerskiej na polskim rynku przez min. 5 lat licząc od dnia otrzymania zezwolenia do dnia złożenia oferty;

• Broker nie może znajdować się w stanie upadłości bądź likwidacji;

• brak zaległości w opłacaniu podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne;

• posiadanie polisy potwierdzającej ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności brokerskiej;

• doświadczenie w obsłudze jednostek samorządu terytorialnego;

• dysponowanie odpowiednim potencjałem kadrowym, wykwalifikowanym do świadczenia usług brokerskich w tym wydzieloną osobę zajmująca się administrowaniem procesu likwidacji szkód;

• bezszkodowy przebieg realizacji usług brokerskich;

• posiadanie systemu informatycznego do zarządzania ubezpieczeniami monitorującego przebieg procesu ubezpieczeń.

DOKUMENTY , KTÓRE NALEŻY DOŁĄCZYĆ DO WNIOSKU

1 . Wskazanie danych dotyczących adresu Brokera ubezpieczeniowego oraz numeru telefonu.

2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do centralnej ewidencji działalności gospodarczej.

3. zaświadczenie lub oświadczenie Brokera, że nie zalega z opłacaniem podatków.

4. zaświadczenie lub oświadczenie Brokera, że nie zalega z opłacaniem składek z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

5. Oświadczenie lub inny dokument potwierdzający prowadzenie działalności brokerskiej na terytorium Polski przez okres minimum 5 lat.

6. Oświadczenie o dysponowaniu programem informatycznym monitorującym przebieg ubezpieczeń.

7. Kopię polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej.

8. oświadczenie i wykaz jednostek samorządu terytorialnego dla których Broker świadczy lub świadczył usługi.

9. Oświadczenie o bezszkodowym przebiegu historii ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej.

10. Oświadczenie o ilości zatrudnionych osób posiadających uprawnienia do wykonywania działalności brokerskiej.

11. Wstępny projekt umowy brokerskiej.

WYTYCZNE DO ZŁOŻENIA WNIOSKU

• wnioski należy złożyć języku polskim w formie pisemnej;

• dokumenty tworzące wniosek należy przekazać w oryginale lub w formie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem;

• wszelkie poprawki lub zmiany dotyczące tekstu oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę, która podpisze ofertę;

• jeżeli we wniosku znajdą się dokumenty stanowiące tajemnicę firmy , Broker składający wniosek powinien w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec , które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

• treść oferty musi być zgodna z warunkami określonymi w niniejszym zaproszeniu;

• wniosek musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji Brokera;

• zamawiający może wezwać Brokera do uzupełnienia wniosku lub złożenia wyjaśnień dotyczących oferty w wyznaczonym terminie;

ETAPY WYBORU BROKERA

I ETAP- Zamawiający dokona oceny formalnej złożonych dokumentów i wyłoni wnioski spełniające wymogi niniejszego zaproszenia. Brak spełnienia któregokolwiek z warunków wyeliminuje z dalszego udziału w procesie wyboru najlepszej oferty ;

II ETAP- z ofert spełniających warunki formalne Zamawiający wyłoni firmy które zostaną zaproszone do zaprezentowania:

1. koncepcji wprowadzenia programu ubezpieczeń w Gminie Dębnica Kaszubska (analiza potrzeb i ryzyka związane z wprowadzeniem programu ubezpieczeniowego , harmonogram prac związanych z przygotowaniem prac dotyczących wdrożenia programu ubezpieczeń ,

2. koncepcji administrowania zawartych ubezpieczeń (ewidencja programu ubezpieczeń, posiadany system informatyczny do zarządzania ubezpieczeniami, monitoring polis i umów pod kątem terminów obowiązywania, dokonanych płatności, terminów płatności)

3. koncepcji likwidacji szkód (obsługa i monitoring procesu likwidacji szkód od zgłoszenia całkowitej likwidacji, wsparcie procesu likwidacji, kontrola postępowań likwidacyjnych)

FORMA , TERMIN I MIEJSCE DO ZŁOŻENIA WNIOSKU

• wnioski powinny być umieszczone w zamkniętej kopercie z napisem „ Wybór Brokera Ubezpieczeniowego dla Gminy Dębnica Kaszubska”,

• wnioski należy wysłać pocztą lub dostarczyć osobiście adres:

Gmina Dębnica Kaszubska

ul. Księdza Antoniego Kani 16a

76-248 Dębnica Kaszubska

w terminie do dnia 30.04.2021

• rozpatrywanie wniosków odbędzie się w dwóch etapach:

I etap- złożenie pisemnych ofert spełniających wymagane kryteria

II etap- zaproszenie Brokerów, którzy spełnią wymogi formalne do dokonania prezentacji koncepcji :

-wprowadzenia programu ubezpieczeń

- administrowania zawartymi umowami ubezpieczenia

- likwidacji szkód

INFORMACE O WYBORZE

Po wyłonieniu najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi o wyniku postępowania .

Zamawiający zastrzega sobie prawo do wycofania niniejszego zaproszenia lub jego unieważnienia na każdym etapie bez podania przyczyn

Ze strony zamawiającego osobą do kontaktu jest : Renata Paluch Tel. 59 8131387 , adres e-mail: r.paluch@debnicakaszubska.eu

UWAGA - poniżej znajdują się linki do załączników -  kliknięcie linku spowoduje otwarcie pliku w domyślnej przeglądarce plików pdf lub doc.

Załączniki